Jednostki, które sporządzają rozliczenia finansowe, muszą opracowywać co roku podsumowanie zamknięcia. Gdy konkretny przedsiębiorca odnotował utratę wartości aktywów, koniecznie musi on zamieścić go w bilansie. Lecz dokonanie omawianych odpisów aktualizacyjnych nie jest oczywiste i wymaga fachowej wiedzy, gdyż zgodnie z ustaleniami prawa (w tym przede wszystkim ustawą o rachunkowości) istnieje wiele różnych sposobów oceny pozycji bilansu. Fachowiec wie, jaką z nich wybrać i w jaki sposób oszacować rzetelną utratę wartości aktywów.

Czym są aktywa? To zasoby majątku jakiegoś podmiotu (w przeciwieństwie do pasywów, określających ścieżki, z których zasilany jest majątek organizacji). W zakres aktywów wchodzą: aktywa trwałe oraz aktywa obrotowe. Do aktywów trwałych zalicza się: majątek rzeczowy, długoterminowe należności i inwestycje oraz wartości niematerialne i prawne, oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Majątek obrotowy tworzą natomiast: należności i inwestycje krótkoterminowe, środki pieniężne oraz zapasy i krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Już samo wskazanie elementów tej części bilansu obrazuje ich różnorodność. A to oznacza, że też wycena kwoty oraz utraty wartości aktywów wymaga dobrania różnych sposobów - dopasowanych ściśle od charakteru danego zapisu.

Wycena aktywów skupia się najczęściej na określeniu albo ich wartości albo na podstawie kosztu nabycia bądź kwoty wytworzenia, albo też wartości rynkowej - czyli de facto kwoty, za którą organizacja mogłaby dany element majątku sprzedać. Zmienna zróżnicowana sytuacja rynkowa finansowa, relacje z innymi pokrewnymi podmiotami funkcjonującymi działającymi na rynku, a także nieprzewidziane nieokreślone sytuacje wydarzenia losowe sprawiają decydują jednak, że cena koszt netto lub wartość cena danego tego składnika majątku mogą ulegać zmianom przemianom. Utratę wartości aktywów należy wart monitorować odnotowywać na bieżąco - ponieważ gdyż w wielu licznych przypadkach wypadkach firma przedsiębiorstwo może przewidzieć zauważyć, że do niej dojdzie. Dobrym świetnym przykładem jest tu np. pogorszenie obciążenie sytuacji pozycji finansowej kapitałowej kontrahenta klienta lub wahania cen walut bądź wartości kosztów instrumentów finansowych pieniężnych, w które przedsiębiorstwo zainwestowało.

Oczywiście - jak powiedzieliśmy wcześniej - konkretny sposób, w jaki ocenia się pułap utraty wartości aktywów, musi być dopasowany optymalnie do typu konkretnego składnika majątku. Całkowicie inaczej wygląda on bowiem w przypadku majątku materialnego - takiego jak obiekty czy flota firmowych pojazdów, a zupełnie inaczej - w przypadku wartości niematerialnych i prawnych. Te drugie są doskonałym przykładem, który pomaga zilustrować, dlaczego oszacowaniem utraty wartości aktywów zawsze powinien się zajmować specjalista. Do wartości niematerialnych i prawnych należą bowiem każdego rodzaju licencje czy patenty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której ktoś wynajduje zupełnie inną technologię, która znacznie obniża wartość metod dotychczas wykorzystywanych. Albo dostawca programów wprowadza na rynek lepszy aplikację do realizacji danych zadań - w związku z czym systemy użytkowane w konkretnej chwili przez organizację okazuje się gorsze, mniej skuteczne, a może nawet w niektórych sytuacjach błędne. Jak oszacować wówczas, ile straciła organizacja, która zainwestowała kiedyś w wdrożenie takiego programu?

Z pozoru może się wydawać, że tego rodzaju błąd nie pociąga za sobą żadnych konsekwencji - wszak to firma ponosi skutki utraty wartości aktywów. Warto jednak zauważyć, że przedsiębiorcy, prowadząc rachunkowość, zobowiązują się do rejestrowania w nich prawdziwych, dokładnych danych. Jeśli firma w obliczu straty części majątku będzie podawała w bilansie cały czas te same kwoty, może zostać oskarżona o zawyżanie wartości majątku, a takie podejście również jest niedozwolone. Nie tylko umniejsza ono wiarygodność spółki, ale także może narazić ją na problemy, jeśli w oparciu o wyliczenia podejmowane są decyzje finansowe (np. przyznanie kredytu bankowego, dotacji lub innej formy dofinansowania działalności przedsiębiorstwa).